インバスケットの優先順位は何で決まるのか

案件を一通り読み、重要度と緊急度の図に置いてみる。部長の催促も、取引先の苦情も、部下の相談も、どれも放っておけないように見えれば、案件は「重要で緊急」の枠に集まり、順位は付きません。

図の軸を、答えやすい一つの問いに絞ると、抜け出すことができます。

その問いは「この案件に手を打たずに置いたら、誰が、何を失うか」です。

なぜ4象限を当てはめても順位が付かないのか

「重要」という言葉の中身が決まっていないからです。

中身を決めないまま判断すると、読んだときの印象がそのまま重さになります。文章の長い案件、言葉の強い案件、役職の高い人からの案件が重く見え、図の4つの枠のうち右上だけが埋まっていきます。

断っておくと、重要度と緊急度で4つに分ける方法は多くの解説が使っているもので、試験の公式な採点基準ではありません。重要度の定義も解説ごとに違います。枠は案件を並べるための道具で、枠に入れるには物差しが要ります。

全部重要に見えるとき、何で決めるのか

放置したら誰が何を失うかで決めます。

答えが出たら、さらに二つを確かめます。失うものがどれだけ大きいか。そして、あとから取り返しがつくか。

この二つで、右上に集まっていた案件に差が付きます。

「誰が」の答えは、具体的にするほど差が付きます。「会社が困る」では差が付きません。取引先なのか、部下なのか、上司なのか。

社外の人や人の安全に及ぶものほど大きく、社内の手続きが遅れるだけのものは小さい。答えを一行にしてみると、重さの違いがはっきりします。

架空の例で考えます。営業課長として着任した直後の未処理箱に、次の4件が並んでいたとします。

順位は表の上から順になります。締め切りの近さだけで並べると、アンケートが上位に来てしまいます。失うものと取り返しで見ると、いちばん下です。

期限の無い案件の置き場所

部下の相談には期限が書かれていません。それでも2位に置きます。

期限が無いのは、急がなくてよいという意味ではありません。誰も期限を決めていないだけで、日ごとに悪くなるものがあります。図の上では「重要だが緊急ではない」枠に見えても、取り返しのつかないものを失うなら上位に置きます。

期限の無い案件で迷ったら、「一週間このままだったらどうなるか」と問い直すと見えてきます。答えが重いほど、順位は上です。

同じ根を持つ案件は束ねる

もう一つ、順位が付かない原因があります。本当は一つの問題が、別々の案件に分かれて届いていることです。

先ほどの部品の傷のメールのほかに、品質管理の担当から「検査の人手が足りず、抜き取り検査の数を減らしている」という報告があり、別の取引先から「最近、返品が増えた」という問い合わせが来ていたとします。この3件は、根が一つです。

ばらばらに並べると、それぞれが中ほどの順位に散り、いちばん大きな問題が見えなくなります。束ねて一件として扱えば、上位に一つの大きな塊ができ、手当ても根に向けることができます。

傷のある部品を一つずつ取り替えても、検査の人手が足りないままなら同じことが起きます。束ねると、打つべき手が「検査の体制を戻す」という一つにまとまります。資料を読みながら関連を見つける手順は、資料の分析の進め方で扱っています。

順位を決めるのは、放置したときに失われるものの大きさです。

順位付けにかける時間は、時間配分の考え方にまとめました。解ける案件から手をつけて重い案件が残る失敗は、よくある失点のパターンでも取り上げています。

声の大きい依頼と小さな報告、どちらを先に置くのか

送り主の立場ではなく、案件の中身で決めます。

もう一つ、架空の例です。

部長から「明日の会議の資料はまだか。至急」と強い調子のメールが来ている。一方で、若手の営業から「お客様の工場で、うちの機械から異音がすると言われました」という一行の報告がある。

部長の言葉は強くても、部長の件は遅れても資料が一日遅れるだけです。異音の件は、放置すれば事故やけが、取引の停止につながり、取り返しがつきません。先に置くのは異音の報告です。

部長の件を判断から落とすわけではありません。資料の作成は部下に任せ、部長には要点だけを今日中に送る処理を選ぶ。上位の案件に時間を回しながら、部長の困りごとにも手を打つことができます。

順位を付けたあと、判断では何を選ぶのか

上位の案件ほど、選ぶ処理が順位の筋と合っているかを確かめます。

判断では、案件ごとに、組織図の人物から誰が動くかを選び、何をするかを選びます。順位で上に置いた案件に軽い処理を選ぶと、分析で付けた順位と判断が食い違います。

先ほどの異音の報告で考えます。選択肢に次の三つがあったとします。

• 担当の営業に、次の訪問のときに様子を聞かせる
• 担当の営業に、今日中にお客様へ連絡させ、点検が済むまで機械を止めてもらう
• サービス部門に、点検の手配を頼む

上位に置いた案件なら、二つ目を選びます。一つ目は手が遅く、三つ目は機械が動いたままになります。自分の権限を超える約束が要るなら、上申を選びます。

一方、社内アンケートは、担当の部下に回答を任せる処理で済みます。

選択肢の選び方は判断の選び方で扱っています。

自分の順位が合っているかをどう確かめるか

模範の順位と並べて、ずれた案件を見ます。

ずれた所に、自分の物差しの癖が出ます。長い文章に引っ張られたのか、役職の高い人の名前に引っ張られたのか、期限の無い案件を軽く見たのか。理由が分かれば、次の演習で同じずれを起こさずに済みます。

本サイトが提供しているインバスケット演習では、架空の会社の資料を読んで優先する項目と順位、誰に何をさせるかを選び、提出するとその場で採点されます。自分の順位と模範の順位が重要度×緊急度の図の上に並ぶので、どの案件をどちらにずらしたかがすぐに分かります。演習1は登録なしで採点まで解くことができます。